Wo soll der Kaffeevollautomat Verwendung finden?

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Kaffeevollautomat fürs Büro: kaufen, mieten oder leasen – und worauf Sie achten sollten

Ein Kaffeevollautomat im Unternehmen muss zur Zahl der Tassen, zum Aufstellort und zum Budget passen. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte zur Auswahl, zu Abschreibung und Steuern sowie zur Prüfpflicht für elektrische Geräte.

800 €

netto: bis zu diesem Preis lässt sich ein Gerät im Jahr der Anschaffung voll abschreiben

1.000 €

netto: Obergrenze für den Sammelposten, der über 5 Jahre abgeschrieben wird

2 Jahre

längster Prüfabstand für elektrische Geräte mit Stecker im Büro (DGUV Vorschrift 3)

Welches Gerät passt zu Ihrem Betrieb?

Anbieter fragen vor allem nach drei Dingen. Je genauer Ihre Angaben, desto besser lassen sich die Angebote vergleichen:

Tassen pro Tag: Danach richten sich Leistung des Geräts und Größe von Bohnen- und Wasserbehälter.
Aufstellort: Ein Tischgerät braucht eine freie Arbeitsfläche, ein Standgerät eigenen Platz. Klären Sie, ob ein Wasseranschluss vorhanden ist oder ob das Gerät mit Tank arbeitet.
Getränkeauswahl: Nur Kaffee und Espresso oder auch Milchgetränke? Für Milchgetränke braucht das Gerät ein Milchsystem – fragen Sie nach dem Reinigungsaufwand.

Kaufen, mieten oder leasen?

Kauf: Das Gerät gehört Ihnen, die Kosten schreiben Sie ab. Wartung und Reparaturen bezahlen Sie gesondert, wenn Sie keinen Servicevertrag abschließen.
Miete oder Leasing: Sie zahlen eine monatliche Rate statt eines großen Betrags auf einmal. Prüfen Sie, ob Wartung und Ersatzgerät enthalten sind, und achten Sie auf Laufzeit und Kündigungsfrist.

Abschreibung und Kaffee für Mitarbeiter

Kostet ein Gerät netto höchstens 800 Euro, können Sie es als geringwertiges Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung voll abschreiben (Stand Oktober 2026). Alternativ kommen Geräte bis 1.000 Euro netto in einen Sammelposten, der über fünf Jahre abgeschrieben wird; teurere Geräte schreiben Sie über die Nutzungsdauer ab. Der Bundesrat hat vorgeschlagen, die Grenze ab 2027 auf 1.200 Euro anzuheben – entschieden ist das noch nicht.

Getränke, die Sie Ihren Mitarbeitern zum Verbrauch im Betrieb unentgeltlich überlassen, gelten als Aufmerksamkeit und gehören nicht zum Arbeitslohn. Die Einzelheiten klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Worauf Sie achten sollten

Mehrere AngeboteVergleichen Sie Gerät, Rate oder Kaufpreis, Service und Vertragsbedingungen nebeneinander.
Service im VertragFragen Sie, wie schnell ein Techniker kommt und ob es bei Ausfall ein Ersatzgerät gibt.
LaufzeitBei Miete und Leasing: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und was am Ende mit dem Gerät passiert.
ProbestellungFragen Sie, ob Sie das Gerät vorher testen können – Geschmack und Bedienung zählen im Alltag.
ElektroprüfungGeräte mit Stecker müssen regelmäßig geprüft werden. Klären Sie, ob der Anbieter das übernimmt.
ReinigungFragen Sie, wie oft das Gerät gereinigt und entkalkt werden muss und wer das erledigt.

Häufige Fragen

Kann ich einen Kaffeevollautomaten sofort abschreiben?

Ja, wenn er netto höchstens 800 Euro kostet (Stand Oktober 2026). Teurere Geräte schreiben Sie über die Nutzungsdauer ab oder – bis 1.000 Euro netto – über einen Sammelposten in fünf Jahren.

Muss ich Kaffee für Mitarbeiter versteuern?

Nein. Getränke, die Sie zum Verbrauch im Betrieb unentgeltlich bereitstellen, gelten als Aufmerksamkeit und gehören nicht zum Arbeitslohn.

Wie oft muss der Kaffeevollautomat elektrisch geprüft werden?

Als Gerät mit Stecker fällt er unter die DGUV Vorschrift 3. Der Richtwert sind 6 Monate; liegt die Fehlerquote bei den Prüfungen unter 2 Prozent, darf der Abstand verlängert werden – im Büro auf höchstens 2 Jahre.

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