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Warenautomaten für Büro, Hotel und Einrichtungen: aufstellen lassen, kaufen oder mieten – und worauf Sie achten sollten

Ein Automat für Snacks, Getränke oder frische Speisen muss zum Aufstellort, zur Zahl der Nutzer und zu Ihrem Aufwand passen. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte zur Auswahl, zu den Vertragsmodellen, zu Hygiene und Gewerberecht, zur Abschreibung sowie zur Prüfpflicht für elektrische Geräte.

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genügt für Automatenaufsteller: bei der Gewerbebehörde der Hauptniederlassung, nicht an jedem Aufstellort (§ 14 GewO)

800 €

netto: bis zu diesem Preis lässt sich ein Gerät im Jahr der Anschaffung voll abschreiben

4 Jahre

Prüfabstand für ortsfeste elektrische Geräte, etwa schwere Standautomaten (DGUV Vorschrift 3)

Welcher Automat passt zu Ihrem Betrieb?

Anbieter fragen vor allem nach diesen Dingen. Je genauer Ihre Angaben, desto besser lassen sich die Angebote vergleichen:

Angebot: Snacks, kalte Getränke, beides in einem Kombiautomaten oder frische Speisen. Für frische Speisen muss der Automat durchgehend kühlen.
Nutzer pro Tag: Danach richten sich Größe des Automaten und wie oft er befüllt werden muss.
Aufstellort: Innen oder außen? Klären Sie Platz, Stromanschluss und ob der Ort für Kunden und Mitarbeiter gut erreichbar ist.
Bezahlung: Bargeld, Karte oder Smartphone? Fragen Sie, welche Zahlarten der Automat annimmt.

Aufstellen lassen, kaufen oder mieten?

Aufstellen lassen: Ein Automatenbetreiber stellt das Gerät bei Ihnen auf und kümmert sich in der Regel um Aufbau, Wartung und Befüllung. Im Aufstellvertrag wird oft vereinbart, dass er Ihnen eine feste Miete oder einen Anteil am Umsatz zahlt. Achten Sie auf Laufzeit und Kündigungsfrist.
Kauf: Der Automat gehört Ihnen, die Kosten schreiben Sie ab. Befüllung, Wartung und Reparaturen liegen dann bei Ihnen, wenn Sie keinen Servicevertrag abschließen.
Miete: Sie zahlen eine monatliche Rate statt eines großen Betrags auf einmal. Prüfen Sie, ob Wartung und Ersatz bei Ausfall enthalten sind.

Hygiene, Gewerbe und Jugendschutz

Wer den Automaten betreibt und befüllt, trägt diese Pflichten. Lassen Sie einen Betreiber aufstellen, liegen sie bei ihm. Kaufen oder mieten Sie den Automaten und verkaufen selbst, liegen sie bei Ihnen.

Lebensmittelrecht: Wer einen Automaten mit Lebensmitteln betreibt, ist Lebensmittelunternehmer und muss sich beim Amt für Lebensmittelüberwachung melden. Der Automat muss sauber sein und durchgehend richtig kühlen. Haltbarkeitsdaten sind regelmäßig zu prüfen. Angaben zu Allergenen sollten vor dem Kauf sichtbar sein.
Gewerbeanzeige: Wer Automaten als eigenes Gewerbe aufstellt, meldet das bei der Gewerbebehörde seiner Hauptniederlassung. Am Automaten müssen Name mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, eine ladungsfähige Anschrift und die Anschrift der Hauptniederlassung stehen; Firmen im Handelsregister geben zusätzlich ihre Firma an.
Alkohol: In der Öffentlichkeit dürfen alkoholische Getränke nicht in Automaten angeboten werden. Ausnahmen gelten nur an Orten, die für Kinder und Jugendliche unzugänglich sind, oder in gewerblich genutzten Räumen mit Technik oder ständiger Aufsicht, die Minderjährige vom Kauf abhält.
Aufstellung im Freien: Meiden Sie direkte Sonne sowie feuchte, staubige oder windige Orte und schützen Sie den Automaten vor Vogelkot und Schädlingen. Auf öffentlichem Grund brauchen Sie in der Regel eine Sondernutzungserlaubnis der Stadt oder Gemeinde.

Abschreibung und Elektroprüfung

Kostet ein Automat netto höchstens 800 Euro, können Sie ihn als geringwertiges Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung voll abschreiben (Stand November 2026). Alternativ kommen Geräte über 250 Euro bis 1.000 Euro netto in einen Sammelposten, der über fünf Jahre abgeschrieben wird; teurere Geräte schreiben Sie über die Nutzungsdauer ab. Der Bundesrat hat vorgeschlagen, die Grenze für Anschaffungen ab 2027 auf 1.200 Euro anzuheben – entschieden ist das noch nicht.

Elektrische Geräte im Betrieb müssen nach der DGUV Vorschrift 3 regelmäßig geprüft werden. Schwere Automaten, die sich kaum bewegen lassen, gelten als ortsfest: hier sind es 4 Jahre. Für kleinere Geräte mit Stecker ist der Richtwert 6 Monate, im Büro höchstens 2 Jahre, wenn die Fehlerquote unter 2 Prozent liegt.

Worauf Sie achten sollten

Mehrere AngeboteVergleichen Sie Gerät, Miete, Umsatzanteil oder Kaufpreis, Service und Vertragsbedingungen nebeneinander.
BefüllungFragen Sie, wie oft der Automat befüllt wird und wer abgelaufene Ware herausnimmt.
SortimentKlären Sie, ob Sie bei der Auswahl der Produkte und bei den Preisen mitreden können.
LaufzeitMindestlaufzeit, Kündigungsfrist und was am Ende mit dem Automaten passiert.
StörungenFragen Sie, wie schnell ein Techniker kommt und an wen sich Nutzer bei Problemen wenden.
ElektroprüfungKlären Sie, ob der Betreiber oder Vermieter die Prüfung übernimmt und Ihnen den Nachweis gibt.

Häufige Fragen

Was kostet es, einen Automaten aufstellen zu lassen?

Das regelt der Aufstellvertrag. Oft kümmert sich der Betreiber um Aufbau, Wartung und Befüllung und zahlt Ihnen eine feste Miete oder einen Anteil am Umsatz. Vergleichen Sie mehrere Angebote.

Muss ich mich als Lebensmittelunternehmer melden?

Nur wenn Sie den Automaten selbst betreiben. Wer einen Automaten mit Lebensmitteln betreibt, muss sich beim Amt für Lebensmittelüberwachung melden. Lassen Sie einen Betreiber aufstellen, ist das seine Aufgabe.

Muss ich jeden Automaten beim Gewerbeamt anmelden?

Nein. Wer Automaten als eigenes Gewerbe aufstellt, macht die Anzeige bei der Gewerbebehörde seiner Hauptniederlassung, nicht an jedem Aufstellort. Name und Anschrift müssen aber an jedem Automaten stehen.

Darf ein Automat Alkohol verkaufen?

In der Öffentlichkeit nicht. Erlaubt ist es nur an Orten, die für Kinder und Jugendliche unzugänglich sind, oder in gewerblich genutzten Räumen, in denen Technik oder ständige Aufsicht den Kauf durch Minderjährige verhindert.

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