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Wasserspender fürs Büro: Gerät, Kauf oder Miete – und worauf Sie bei Hygiene achten sollten

Ein Wasserspender im Unternehmen muss zur Zahl der Nutzer, zum Aufstellort und zum Budget passen. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte zur Auswahl, zu Hygiene und Wartung, zu Abschreibung und Steuern sowie zur Prüfpflicht für elektrische Geräte.

14 Tage

nach dem Anbruch sollte eine Wasserflasche spätestens gewechselt werden, wenn das Gerät keinen Sterilluftfilter hat

800 €

netto: bis zu diesem Preis lässt sich ein Gerät im Jahr der Anschaffung voll abschreiben

2 Jahre

längster Prüfabstand für elektrische Geräte mit Stecker im Büro (DGUV Vorschrift 3)

Welches Gerät passt zu Ihrem Betrieb?

Es gibt zwei Bauarten. Welche passt, hängt vor allem davon ab, ob am Aufstellort ein Wasseranschluss vorhanden ist:

Gerät mit Wasserflasche: Der Spender steht frei und wird mit großen Flaschen (Gallonen) befüllt. Sie brauchen keinen Wasseranschluss, aber Platz für volle und leere Flaschen, und jemand muss die Flaschen tauschen.
Gerät am Wasseranschluss: Der Spender hängt an der Trinkwasserleitung und bereitet das Wasser im Gerät auf, zum Beispiel mit Filter, Kühlung oder Kohlensäure. Flaschen entfallen, dafür braucht es eine fachgerechte Installation.

Klären Sie außerdem diese Punkte, dann lassen sich die Angebote besser vergleichen:

Nutzer pro Tag: Danach richten sich Leistung des Geräts und Größe des Wasservorrats.
Standgerät oder Tischgerät: Ein Tischgerät braucht eine freie Arbeitsfläche, ein Standgerät eigenen Platz am Boden.
Wassersorten: Nur still und gekühlt oder auch mit Kohlensäure? Für Sprudelwasser braucht das Gerät Kohlensäure. Fragen Sie, wer die Flaschen dafür tauscht.

Kaufen oder mieten?

Kauf: Das Gerät gehört Ihnen, die Kosten schreiben Sie ab. Wartung, Filter und Reparaturen bezahlen Sie gesondert, wenn Sie keinen Servicevertrag abschließen.
Miete: Sie zahlen eine monatliche Rate statt eines großen Betrags auf einmal. Prüfen Sie, ob Wartung, Filterwechsel und Reinigung enthalten sind, und achten Sie auf Laufzeit und Kündigungsfrist.

Hygiene und Wartung

Wasser aus einem Spender gilt rechtlich als Lebensmittel. Wer einen Spender für Mitarbeiter oder Kunden aufstellt, ist mit dafür verantwortlich, dass das Wasser einwandfrei ist. Manche Ämter für Lebensmittelüberwachung verlangen, dass Sie den Spender melden. Fragen Sie bei Ihrem Amt nach.

Gerät mit Wasserflasche: Das Bundesinstitut für Risikobewertung empfiehlt: Die Auffangschale täglich leeren und reinigen, das Gerät mehrmals im Jahr gründlich reinigen und desinfizieren. Eine angebrochene Flasche spätestens nach 14 Tagen wechseln, wenn das Gerät keinen Sterilluftfilter hat.
Gerät am Wasseranschluss: Filter wechseln Sie nach den Angaben des Herstellers. Wird der Spender länger als 2 Tage nicht genutzt, sollten vor der Nutzung 3 Liter Wasser je Zapfhahn ablaufen.
Aufstellort: Stellen Sie den Spender in einen trockenen, staubarmen Raum, nicht neben die Heizung und nicht in die Sonne.
Nachweise: Halten Sie Flaschenwechsel, Reinigung, Desinfektion und Wartung schriftlich fest, damit Sie diese dem Amt zeigen können.

Abschreibung und Wasser für Mitarbeiter

Kostet ein Gerät netto höchstens 800 Euro, können Sie es als geringwertiges Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung voll abschreiben (Stand November 2026). Alternativ kommen Geräte über 250 Euro bis 1.000 Euro netto in einen Sammelposten, der über fünf Jahre abgeschrieben wird; teurere Geräte schreiben Sie über die Nutzungsdauer ab. Der Bundesrat hat vorgeschlagen, die Grenze für Anschaffungen ab 2027 auf 1.200 Euro anzuheben – entschieden ist das noch nicht.

Getränke, die Sie Ihren Mitarbeitern zum Verbrauch im Betrieb unentgeltlich überlassen, gelten als Aufmerksamkeit und gehören nicht zum Arbeitslohn. Die Einzelheiten klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Worauf Sie achten sollten

Mehrere AngeboteVergleichen Sie Gerät, Rate oder Kaufpreis, Service und Vertragsbedingungen nebeneinander.
Hygiene im VertragFragen Sie, wie oft der Anbieter reinigt und desinfiziert und ob er das schriftlich festhält.
FolgekostenFragen Sie nach den Kosten für Wasserflaschen, Filter und Kohlensäure.
LaufzeitBei Miete: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und was am Ende mit dem Gerät passiert.
InstallationBei einem Gerät am Wasseranschluss: Lassen Sie es von einer Fachfirma anschließen.
ElektroprüfungGeräte mit Stecker müssen regelmäßig geprüft werden. Klären Sie, ob der Anbieter das übernimmt.

Häufige Fragen

Wie oft muss ein Wasserspender gereinigt werden?

Das hängt von Gerät, Standort und Nutzung ab. Das Bundesinstitut für Risikobewertung empfiehlt für Geräte mit Wasserflasche, die Auffangschale täglich zu reinigen und das Gerät mehrmals im Jahr gründlich zu reinigen und zu desinfizieren. Halten Sie sich außerdem an die Angaben des Herstellers.

Muss das Wasser gekühlt oder mit Kohlensäure versetzt sein?

Nein. Aus gesundheitlicher Sicht ist das nicht nötig, wenn das Leitungswasser die Trinkwasserverordnung erfüllt. Kühlung und Kohlensäure sind eine Frage des Geschmacks.

Kann ich einen Wasserspender sofort abschreiben?

Ja, wenn er netto höchstens 800 Euro kostet (Stand November 2026). Teurere Geräte schreiben Sie über die Nutzungsdauer ab oder – bis 1.000 Euro netto – über einen Sammelposten in fünf Jahren.

Muss ich Wasser für Mitarbeiter versteuern?

Nein. Getränke, die Sie zum Verbrauch im Betrieb unentgeltlich bereitstellen, gelten als Aufmerksamkeit und gehören nicht zum Arbeitslohn.

Wie oft muss der Wasserspender elektrisch geprüft werden?

Als Gerät mit Stecker fällt er unter die DGUV Vorschrift 3. Der Richtwert sind 6 Monate; liegt die Fehlerquote bei den Prüfungen unter 2 Prozent, darf der Abstand verlängert werden – im Büro auf höchstens 2 Jahre.

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